Conoce todo sobre la apostilla de documentos

En Gestionistaitalia.com queremos guiarte para que conozcas todo sobre la apostilla de documentos. Como expertos en partidas de nacimiento italianas, sabemos lo importante y útil que ha sido esta Convención de La Haya, que es aplicada por millones de personas cada año.  Sigue leyendo y aprende un poco más sobre este tema y cómo te beneficia.

¿Qué es una apostilla?

La apostilla o apostilla de la Haya es un método de legalización de documentos que tiene el fin de comprobar la autenticidad del mismo en el ámbito internacional. De esta forma el documento será válido en otros países.

Es un método alternativo a la legalización común. Este tipo de autenticación solo es válida para aquellos países que pertenecen al Convenio de la Haya 1961.

Entre los documentos que puedes apostillar están los certificados de nacimiento, poderes, calificaciones, certificados de matrimonio, certificado de divorcio, diplomas, certificados de defunción y otros.

La apostilla física es una hoja que se agrega o se coloca como página adicional en los documentos públicos. También puedes obtenerla de forma digital en algunos países como Argentina y España. En este caso se le otorga a cada documento un certificado o firma electrónica válida según los estándares internacionales.

Entonces, ante la duda de qué es el apostillado, la respuesta es que es un sello de autenticación y firma a documentos públicos.

Ventajas de la apostilla

Apostillar documentos facilita la circulación de documentos públicos entre distintos países que sean parte de la Convención.

Una apostilla es una certificación que autentica el origen de un documento público, como una partida de nacimiento, de matrimonio, certificado de defunción, entre otros. Esto solo puede hacerse para documentos de un país que haya firmado la Convención, y usados en otro país que también sea parte.

Necesitarás una apostilla si aplica lo siguiente:

• El país en el que fue emitido el documento forma parte de la Convención.
• El país al que llevarás el documento forma parte de la Convención.
• Las leyes del país en el que el documento se emitió lo considera un documento público.
• El país en el que el documento se usará requiere la apostilla para reconocer ese documento como un documento extranjero público.

La apostilla nunca puede ser usada para el reconocimiento de un documento dentro del mismo país en el que fue emitido, estas son estrictamente para papeles que serán usados en el extranjero.

Quizás, una apostilla no sea requerida por las leyes, regulaciones o prácticas en el otro país, esto porque se hayan eliminado las normativas o porque se hayan simplificado los requerimientos, también se pueden haber eximido de estos requerimientos.

Si tienes alguna duda sobre si la apostilla es necesaria, lo mejor es que preguntes a quien emite el documento, y a quien lo solicita. Así podrás saber si necesitarás este sello o no.

Conoce todo sobre la apostilla de documentos

La apostilla de documentos es un proceso que una gran cantidad de inmigrantes deben realizar para que sus documentos sean validos en países extranjeros. También la requieren las personas que reclaman la ciudadanía en otras naciones, entre otros.

Sigue leyendo y aprende un poco más sobre la Convención de la Haya y su aplicación.

¿En qué países aplica la Convención de la Haya?

La Convención de la Apostilla aplica solo cuando ambos países, tanto en el que se emitió, como en el que se usará, son firmantes de la Convención.

En esta tabla podrás ver una actualización de los países miembros de la Convención y su estatus en esta. Un país no tiene que ser miembro de la Conferencia de La Haya, para poder ser parte de la Convención de la Apostilla.

¿Cómo hacer si el país al que quiero llevar el documento no es parte de la convención?

Si tu documento público fue emitido o será usado en un país dónde la Convención de Apostilla no aplica debes contactar a la Embajada o al Consulado de ese país para conocer cuáles son tus opciones. Generalmente, la otra opción para utilizar un documento en el extranjero es la Legalización.

Diferencia entre apostilla y legalización

La legalización es un proceso casi idéntico al apostille, pero aplica para aquellos países que no son miembros de la Convención de la Haya. La validez es la misma.

¿A qué documentos aplica la apostilla?

La convención aplica a todos los documentos públicos. Sea o no que el documento sea un documento público determinado por la ley de un país en el cuál se emitió el documento. Los países típicamente aplican esta convención a una variedad de documentos.

Aunque la mayoría de los documentos en los que las personas necesitan el sello es en los documentos:

• De naturaleza administrativa, como partidas de nacimiento, de matrimonio, certificados de defunción.
• Documentos emanados por una autoridad u oficial relacionado con una corte, tribunales o comisiones.
• Extractos desde registros comerciales  otros registros.
• Patentes.
• Actos notariales.
• Documentos de escuelas, universidad y otros
• diplomas académicos de instituciones públicas y privadas.

La apostilla no aplica para documentos emitidos por oficinas diplomáticas o consulares. También se excluyen ciertos documentos relacionados con operaciones comerciales.

¿Necesito documentos apostillados para vivir en Italia?

Los documentos básicos que necesitas para emigrar a Italia deben estar debidamente apostillados. De lo contrario no serán validos en el país y no podrás utilizarlos.

Es importante aclarar el que certificado de matrimonio no debe apostillarse, si por lo menos uno de los cónyuges en ciudadano italiano.

Por otro lado, el certificado histórico del registro de conducir debe estar legalizado, apostillado y traducido al italiano.

Si tienes un niño es indispensable que al emigrar a Italia lleves su carnet de vacunas. Este, al igual que otros documentos debe estar traducido y apostillado.

¿Cuándo un documento no puede ser apostillado?

Para que un documento pueda ser apostillado debe ser de orden público y poseer el sello de la entidad o autoridad que lo emitió. De lo contrario no se puede aplicar este método de apostilla.

¿Cuánto dura la apostilla de la Haya?

El apostillado de un documento será valido hasta que este caduque. Esto quiere decir que los documentos que no caducan como las partidas de nacimiento y los títulos universitario conservaran la apostilla.

Mientras que el certificado de antecedentes penales vence en un tiempo determinado y por lo tanto la apostilla de La Haya también. Y si tramitas el mismo documento pero nuevo la apostilla del que ya expiro no será válida para el actual.

¿Cómo apostillar tus documentos?

Cada país que es parte de la convención debe designar una o varias autoridades que pueden apostillar documentos, esas autoridades competentes serán las únicas que podrán colocar este sello. Algunos países designan una sola autoridad, otros permiten que sean varias y en distintas regiones del país.

Debes saber esto antes de apostillar:

• Si el país en el que quieres usar el documento acepta la Convención.
• Cuál autoridad en tu país puede colocarte el sello de apostilla.
• Si tu documento es considerado un documento público bajo la ley del país en el que fue emitido.
• Si puedes solicitar la apostilla por correo o debes ir en persona. Esto es particularmente importante si estas fuera del país en el que se emitió el documento.
• Si necesitas múltiples apostillas porque tienes más de un documento.
• Si necesitas otros documentos aparte del que vas a apostillar para poder hacer el proceso, por ejemplo, el documento de identidad.
• Cuánto cuesta la apostilla y qué formularios necesita.

¿Toda apostilla se ve igual?

La respuesta es No. Un anexo de la Convención de la Apostilla provee un modelo de certificado, y todos los sellos deben ser lo más cercanos a ese modelo posible.

Lo que deben tener específicamente es:

• Ser identificada con una apostilla.
• Incluir la versión corta del título francés de la convención (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
• Incluye una caja con 10 números que son los ítems con información estándar.

Información adicional:

• Proveer información adicional sobre el documento público al que se relaciona.
• Recalcar el efecto limitado de una apostilla.
• Proveer una dirección web dónde puede verificarse el origen de la apostilla.
• Especificar que el sello no servirá para usarse dentro del mismo país.

Esa información adicional puede ir fuera de la caja que tiene los 10 números con los ítems de información estándar.

¿Dónde se coloca la apostilla?

El sello de la apostilla se puede colocar directamente en el documento público o puede colocarse en una página separada que se adjunta a este. Pueden colocarse como estampillas, adhesivos o sellos impresos, entre otras opciones.

También si se hace online tiene un código QR.

Si una apostilla se coloca en una página separada, esto se conoce como allonge, y este se adjunta al documento público, puede ser simplemente con pega, con cinta, con grapas  o con sellos de cera, entre otras opciones. Todos estos son aceptados por la convención y las autoridades competentes, la idea es ofrecer seguridad y garantía de la integridad de la apostilla.

¿Cuáles son los efectos de la apostilla?

Apostillar un documento solo certifica el origen de un documento público, es decir, certifica la autenticidad de la firma o el sello de la persona que lo firmó o selló y la capacidad de quién lo hizo.

Una apostilla no certifica el contenido de un documento público. Tampoco garantiza la autoridad del mismo y no da información adicional sobre el peso del contenido en el documento. Este sello nunca debe ser usado para el reconocimiento de un documento dentro del mismo país donde fue emitido, la idea de este trámite es que sea utilizado en el extranjero.

Una vez que tienes la apostilla no necesitas más nada para que este documento sea aceptado en otro país. Estos documentos podrían servirte por ejemplo, para tus Antecedentes Penales Italianos o para una sucesión de bienes. En Penales y gestiones te ayudaremos con la gestión que necesites.

¿Qué hace el país receptor del documento?

Cada autoridad competente debe tener un registro de la fecha y el número de cada documento apostillado. Así como la información relacionada con la persona o autoridad que lo firmó o selló.

Los receptores pueden contactar a la autoridad competente y preguntar por esta información. Así se puede verificar la apostilla.

Las apostillas deben ser reconocidas por el país receptor si este ha firmado la convención. Y el documento podrá ser usado dentro de ese país.

Solo pueden ser rechazadas si el origen de la misma no puede ser certificada, o si los elementos formales difieren del modelo certificado que indica la convención.

¿Me pueden negar una apostilla?

En algunos casos, no podrás apostillar si el documento es muy viejo, o si el registrador original que certificó la copia ya no trabaja en esa oficina. También se han visto otros casos en los que se han negado las apostillas, pero es raro, ya que es un proceso internacional normado.

Pasos para apostillar un documento en Argentina

Actualmente debido a las restricciones por el coronavirus todos estos trámites deben hacerse online. Se hace ingresando a Trámites a Distancia con la clave fiscal.

En Argentina los documentos se pueden apostillar a través del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y en Colegios de Escribanos. En Italia los documentos se apostillan en las Prefecturas, según cada Provincia.

Los documentos que permiten apostillar en Argentina son los siguientes:

• Acta de casamiento.
• Certificado de antecedentes penales.
• Certificado legalidad licencia de conducir.
• Escritura.
• Estatuto societario.
• Partida de nacimiento.
• Partida de defunción.
• Poder notarial.
• Sentencia judicial.
• Títulos educativos.

En Argentina necesitarás el documento que quieres apostillar original, como tu partida argentina. Y si este fue expedido por una autoridad provincial o municipal se requiere la legalización ante el Ministerio del Interior, Obras Públicas y Vivienda.

Para apostillar en argentina necesitarás tu DNI, ser mayor de 18 años y que el documento esté en buen estado. Tanto online como presencial el trámite tarda unas 72 horas, y el costo dependerá de los documentos.

En Italia necesitarás el documento que quieres apostillar original, como tu partida italiana. Los documentos Italianos se legalizan según cada Provincia donde fue emitida la partida.

Recuerda que si necesitas el documento en otro idioma tendrás que llevarlo a un traductor público que hará la traducción certificada.

Ya conoces todo sobre la apostilla de documentos, este tipo de certificación te permitirá que los documentos de un país sean utilizados en otro. Recuerda que si necesitas algún tipo de ayuda para tus gestiones puedes contactarnos y con gusto te ayudaremos.

Paulo Rapino

Con 15 años de experiencia, dedicado a ayudar a obtener la ciudadanía italiana y emigrar a Europa. Ayudamos con partidas, certificados, documentos y asesoramiento en emigración a través del pasaporte italiano.